Como organizar com categoria papeis e documentos

Imagem - internet

Organizando a papelada

Regra geral: jogue tudo fora

Vamos ver o que fazer. Por exemplo, com o porta-correspondencia fixado na parede transbordando de envelopes, avisos da escola presos na geladeira, o convite para a reunião de pais largados junto ao telefone.

Podemos pensar, acumulamos tanta papelada em casa quanto no escritório. Quando param para organizar tudo de uma só vez, descartam em média dois sacos de lixo de papeis inúteis.

Por isso recomendo que você descarte tudo que não se enquadrar em uma dessas três categorias: o que esta em uso atualmente, o que será necessário durante um determinado tempo e o que precisamos guardar para sempre.

Um aviso

Documentos de valor sentimental, como diários e antigas cartas de amor não estão incluso nessa categoria. Nesse primeiro momento, limite-se em avaliar os papeis que não lhe provocam nenhuma emoção e termine a tarefa de juma vez só.

Depois de organizar a papelada e jogar fora o que é inútil, o que você deve fazer com o que decidiu manter?

Divida tudo em duas categorias

Papeis para guardar

Papeis em relação aos quais será necessário fazer algo

Reserve um local especial para esses papeis com que você ainda terá de lidar. Coloque todos no mesmo lugar e nunca deixe que se espalhe pela casa.

Aconselho o uso de um organizador vertical para armazena-los de pé. Toda a papelada que requeira sua atenção deve ser colocada ali, sem necessidade de separação.

Quanto aos papeis que precisamos guardar, subdivido-os de acordo com a frequência de uso, apenas separo os de pouco uso e os de uso frequente.

Minha sugestão é que você guarde tudo na mesma pasta de plástico sem se preocupar em categoriza-las.

Outra subcategoria é dos papeis que temos que mexer com mais frequência, como apostilas de curso e documentos.

Recomendo que você use uma daquelas pastas catalogo, onde são presas folhas plásticas.

Reduzir o volume é fundamental

Resumindo

Os papeis devem ser organizados em duas categorias:

Os que necessitam de atenção (contas a pagar,etc.)

E os que precisamos guardar (documentos, contratos, contas pagas e garantias).

Ou seja

Basta três pastas

E lembre-se: a pasta de papeis que “requerem atenção” deve ficar vazia. Se há papeis ali, significa que você deixou coisas pendentes e deve cuidar delas.

Como organizar papeis complicados.

Minha política consiste basicamente em jogar tudo fora, mas seu que há alguns papeis que precisamos manter.

Matéria de Estudo

A intenção é ler e estudar o conteúdo dessas apostilas, mas a verdade é que isso nunca acontece.

Se o conteúdo não é posto em pratica, os cursos não servem para nada. Por que as pagam caro por eles se podem obter o mesmo conhecimento em livros ou na internet? Porque querem sentir a paixão do professor e vivenciar o ambiente de aprendizagem. O verdadeiro material é a aula em si. Para ter acesso a ele, é preciso apenas estar presente, e não guardar um monte de papel.

Quando você se matricular em algum curso, esteja ciente de que você não vai guardar nenhuma apostila que lhe for entregue. Se você se arrepender de jogar o material fora, meu conselho é enfático: matricule-se novamente no mesmo curso e, dessa vez, trate de colocar os ensinamentos em pratica. Sei que pode soar contraditório, mas acredito que o fato de guardarmos o material faz com que não absorvamos totalmente os conceitos.

Comprovante de Pagamento

Cada tipo de conta (cartão de credito, água, luz, telefone, aluguel, prestação do carro, entre outros) deve ser mantido em geral por 5 anos.

O que muita gente não sabe é que as empresas prestadoras de serviços são obrigadas a enviar, no final do ano, um recibo de quitação anual.

Isso significa que os comprovantes dos 12 meses podem ser substituídos por esse único documento.

Mas não da pra abrir mão deles por uma questão de segurança. Então arranje um lugar para eles e guarde-os.

Garantias de Eletroeletrônicos

O método que recomendo consiste em colocar todas as garantias numa única pasta, sem separa-las por categoria. Quase nunca precisamos delas, então não se faz sentido gastar tanto tempo e espaço para arquiva-las. É mais fácil guardar todas juntas, pois será uma excelente oportunidade de verificar o vencimento do prazo das demais garantias.

- Sobre os manuais: jogue tudo fora. Você definitivamente não precisa deles. Seja sincero, qual foi a ultima vez que você leu algum?

Se não funcionar, com certeza vai encontrar uma solução na internet.

Esse é o conselho que dou para todos os meus clientes, por tanto garanto: jogar manuais no lixo não traz arrependimento nenhum.

Cartão de Felicitação

Não há necessidade de guarda-los. Demonstre a gratidão pela função que desempenham e deixe-os partir. Fique apenas com o mais recente. Jogue no lixo os que tiverem sido enviados há dois anos ou mais, exceto aqueles que realmente tocam o seu coração.

Pessoal esse foi mais um esboço de cuidados com papeis e documentos fico a disposição de todos pelo instagram: apaixonada_por_organizacao

 

 

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